Appel d'offres : 3 points importants à inclure dans votre projet d'affichage dynamique

Vous souhaitez investir dans un projet d’affichage dynamique pour votre office de tourisme mais ne savez pas vers quel prestataire vous tourner ? Vous êtes en train de lancer un appel d’offres ? La rédaction de Nü Signage vous donne 3 infos clés à intégrer pour réussir cette étape et garantir le succès de votre démarche. 1, 2, 3, suivez le guide !

1/ La formulation précise de vos besoins

La première étape pour réussir votre appel d’offre consiste à fixer vos besoins en amont. Faites un point avec vos équipes et énoncez clairement à quelles problématiques les écrans d’affichage dynamique vont répondre dans le cadre de la gestion de votre OT. Evitez les tournures génériques qui coulent de source (comme “informer les visiteurs” ou “présenter nos sociopros”) et focalisez-vous sur des besoins spécifiques (ex : “faciliter la découverte d’expériences géolocalisées”, “ré-orienter les visiteurs de passage vers tel espace”, etc.).

De même, identifiez les besoins logiciel propres à votre métier. De cette étape découlera naturellement la mise en place d’une stratégie claire et efficiente. 

À ce sujet, découvrez notre article :
​6 étapes clés pour réussir son projet d’affichage dynamique.

2/ La solution et les boîtiers de diffusion envisagés, idéalement en mode SaaS et HaaS

Un SaaS (pour Software as a Service ou Logiciel en tant que Service), désigne un logiciel hébergé sur le serveur d’un prestataire externe à l’entreprise et accessible à distance, via internet. Les salariés d’une entreprise utilisant le modèle SaaS ont donc simplement besoin d’un navigateur web et d’identifiants de connexion pour accéder aux services fournis par le logiciel. Ce type de solution offre de nombreux avantages parmi lesquels :

• l’accessibilité : les utilisateurs peuvent accéder à l’interface depuis n’importe quel device (ordinateur, tablette, smartphone…)

• l’évolutivité : inutile de renouveler les licences : les mises à jour et la maintenance sont prises en charge par le fournisseur de la solution

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• la réduction des coûts : l’entreprise paie un abonnement mensuel qui inclut l’utilisation, le stockage, la sécurité, etc.

De la même façon, nous vous recommandons d’opter pour un boîtier de diffusion en mode HaaS (Hardware-as-a-service), qui apporte des bénéfices similaires : maintenance, évolutions, SAV inclus, remplacement en cas de panne… Un boîtier en mode HaaS permet en outre la maîtrise parfaite de votre budget : si un équipement ne fonctionne plus, il est remplacé par le prestataire et ne doit pas être racheté dans le cas d'une panne non prise en charge par la garantie.

Pratiques et faciles à déployer, les solutions SaaS et HaaS vous permettent de gérer vos écrans d’affichage dynamique de façon ultra-simplifiée. Point très important : la facilité de déploiement et l’évolution de la solution doivent vous permettre de créer de nouveaux points de diffusion rapidement.

Dans l’idéal, une connexion native de l’outil à votre SIT est recommandée, afin d’éviter les coûts cachés, notamment si votre SIT évolue.

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À noter : il est important de bien différencier les solutions dédiées aux bornes interactives et celles dédiées à l’affichage dynamique sur écran. La plupart du temps, les bornes sont alimentées à partir d’infos du SIT qui restent statiques, lorsque les écrans d’affichage dynamique permettent une contextualisation de l’info en temps réel. Ce sont deux outils aux usages différents : si besoin, faites deux appels d’offres différents pour chaque solution. À lire sur le sujet : écrans d’affichage dynamique VS bornes tactiles, le battle !

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3/ Les prestations complémentaires à l’aspect technique

Enfin, parce que la mise en place de votre projet d’affichage dynamique ne se résume pas au choix de votre solution, précisez dans votre appel d’offres les prestations complémentaires dont vous pourriez avoir besoin. A minima, l’assistance technique, le SAV et le remplacement ou échange standard doivent être inclus, ne serait-ce que pour les boîtiers de diffusion (les écrans étant de plus en plus fiables). Ceci, afin d’éviter les trop longues interruptions de diffusion.

Mais dans l’idéal, votre partenaire devra aussi être force de proposition pour vous aider à définir le lieu et l’emplacement de vos écrans, votre stratégie de contenus, vos premiers messages, ainsi que les scénarios de communication. Pour aller plus loin sur ces sujets, découvrez nos articles :

• Comment établir la stratégie de contenus de mes écrans d’affichage dynamique
• Quels messages diffuser sur les écrans d’affichage dynamique de mon OT

Plus qu’un prestataire, c’est donc d’un véritable partenaire dont vous avez besoin pour réussir votre projet d’affichage dynamique ! Encore plus que le choix des écrans, qui pour la plupart ont des caractéristiques similaires, le choix de votre outil est donc très important.

À noter : il est tout à fait possible de faire un appel d’offre uniquement pour les écrans (car ils sont tous similaires, seul le prix varie) et de choisir la solution technique pour administrer les écrans en fonction de vos besoins.

​Chez Nü Signage, nous nous sommes spécialisés dans l’accompagnement des projets d’affichage dynamique sur écrans des OT. Besoin d’aide pour vous lancer ? Contactez notre équipe d’experts !