Office de tourisme : pourquoi passer à Trello ?

​Dans la catégorie outils collaboratifs pratiques et performants, Trello figure parmi les petits chouchous des chefs de projet ! En 2017, il comptait déjà pas moins de 14 000 utilisateurs à travers le monde. Besoin d’être convaincu ? Voici pourquoi vous avez tout intérêt à recourir à cet outil pour votre office de tourisme.

À l’instar de Slack, que nous vous présentions dans un précédent article, Trello appartient à la famille des logiciels SaaS (Software-as-a-Service). Autrement dit, il vous suffit de créer un compte et de vous connecter à l’outil en ligne pour pouvoir bénéficier de ses services. Destiné à la gestion collaborative de projets, Trello est un logiciel doté d’une interface épurée, claire et particulière ergonomique.

​Trello : comment ça marche ?

En pratique, l’usage est assez simple. Pour un projet donné, vous devez :

1. Créer un tableau de bord. Vous pourrez lui attribuer le nom de votre projet.
2. Créer plusieurs colonnes conçues pour vous aider à suivre l’avancée des tâches à effectuer dans le cadre du projet. “À faire”, “En cours”, “Fait” : soyez explicites dans l’intitulée de ces colonnes pour une gestion claire et efficace.
3. Créer enfin, dans les colonnes, des cartes correspondant aux différentes tâches à effectuer. Chaque carte se verra attribuer des éléments permettant de collaborer sereinement : nom des membres impliqués, deadlines, codes couleur, checklists… Au fur et à mesure de l’avancée des tâches, vous n’aurez qu’à les faire passer d’une colonne à l’autre grâce au système de glisser-déposer.​

Trello propose un tableau de bord, des colonnes et plusieurs cartes, correspondant aux tâches à effectuer. Capture d'écran du site Trello.com.

​Les avantages de Trello pour votre office de tourisme

Le principal atout de Trello dans le cadre de votre activité ? L’outil vous offre la possibilité de partager des informations et des fichiers de tous types avec vos équipes sur une même interface. C’est donc avant tout un outil idéal pour centraliser les projets de l’OT. Dans cette perspective, le logiciel offre une vision globale de l’ensemble des projets et vous aide à les suivre plus facilement : en un clin d’oeil, vous savez précisément qui fait quoi, avec qui, pour quand, etc.

L’autre avantage est bien évidemment le caractère collaboratif de l’outil. Vous pouvez aisément mentionner des collaborateurs, garder un historique des échanges, suivre les modifications des uns et des autres en temps réel, notamment grâce aux notifications… Depuis n’importe où, depuis n’importe quel terminal (smartphone, tablette, ordinateur), vous pouvez collaborer avec vos collègues en toute simplicité !

Fortement inspiré du modèle Kanban créé par l’entreprise Toyota, Trello est disponible en version gratuite. La version payante vous permet toutefois de profiter de fonctionnalités plus poussées.

Pour aller plus loin, voici un article très complet qui vous aidera à bien organiser vos tâches sur Trello. ​